Der ideale Start in den Arbeitstag: So legst du los

Unter dem vielsagenden Titel „Getting Nix Done – aus dem Tagebuch eines Aufschiebers“ hat der Journalist und ehemalige t3n-Kollege Jan Tißler mal das Problem geschildert, das vielen Webworkern nicht fremd sein dürfte: das ständige Verplempern kostbarer Arbeitszeit. Oft sind es die üblichen Verdächtigen: die klingelnde WhatsApp-Gruppe auf dem Smartphone, der eigene Facebook-Stream oder einfach nur der Plausch mit dem geschwätzigen Kollegen im Flur. Daneben gibt es noch weitere tückische Störfaktoren – etwa das exzessive Abhalten von Meetings oder der verzweifelte Versuch, der E-Mail-Flut schon auf dem Weg zur Arbeit durch unkoordiniertes Lesen, Löschen und Beantworten Herr werden zu wollen.

Einer Studie der internationalen Managementberatung Bain & Company zufolge kostet das nicht nur Nerven, sondern auch Geld . Auf 60 Millionen Dollar wurden die Kosten für einen 10.000 Mitarbeiter starken Konzern im vergangenen Jahr taxiert, würde man Zeit tatsächlich als bares Geld behandeln. Nicht zuletzt bleibt so auch der persönliche Erfolg des einzelnen Mitarbeiters auf der Strecke. Wie aber starte ich eigentlich idealerweise in den Arbeitstag, um auch am Abend zufrieden nach Hause gehen zu können? Sechs Antworten für die ersten zehn Minuten im Büro.

1. Der Arbeitstag beginnt mit einem freundlichen „Guten Morgen“

Ob Führungskraft oder Mitarbeiter, ob Montag oder Freitag – beginn deinen Arbeitstag erst, wenn du alle schon anwesenden Kollegen in Reichweite freundlich begrüßt hast. Leider ist das nicht für jeden selbstverständlich, dabei zahlt das gehörig mit auf das soziale Kompetenzkonto ein, was die Beliebtheit und die Karriereaussichten auf Dauer erhöht.

Übrigens: Führungskräfte können die Gelegenheit auch nutzen, um ihr Team mit einem kurzen Briefing auf den bevorstehenden Arbeitstag einzustimmen.

2. Mach es Dir gemütlich

Kaum im Büro und schon stürzt du dich in die Arbeit? Probier es doch erst mal mit mehr Gemütlichkeit. Stell zum Beispiel sicher, dass Stuhl und Monitor der Ergonomie entsprechend eingestellt sind, du Utensilien wie Tastatur, Maus, Telefon und Schreibzeug jederzeit bequem zur Hand nehmen kannst und auch die Licht- und Luftverhältnisse stimmen.

Wer in Unordnung arbeitet, riskiert früher oder später hohe Zeitverluste. Schaff dir eine Wohlfühl-Atmosphäre am Arbeitsplatz.

3. Reflektier, was du tust

Nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg, sagte der Legende nach schon der chinesische Philosoph Laozi im sechsten Jahrhundert. Umgemünzt auf den Arbeitsalltag heißt das: Hast du das nächste Erfolgserlebnis sicher im Blick, kannst du auch viel produktiver in den Tag starten. Wo aber willst du eigentlich hin?

Um Sackgassen zu vermeiden, ist eine ständige Selbstorientierung wichtig. Nimm dir also jeden Morgen etwa zwei Minuten Zeit, um zu reflektieren: Was sind meine aktuellen Ziele? Was habe ich den vergangenen Tagen schon erledigt? Wie ist zum Beispiel der aktuelle Status meines Projekts und was kann ich heute tun, um den nächsten Schritt zum Abschluss zu gehen?

4. Check deine To-do-Liste

Vielleicht führst schon du eine To-do-Liste, in der du deine Aufgaben organisierst. Eine solche Liste ist jedoch niemals starr, sondern ständig in Bewegung. Nahezu stündlich wird sie von unbekannten Variablen beeinflusst, die du nicht vorhersehen kannst.

Ergänzend zu Punkt 2 solltest du deine To-do-Liste deshalb jeden Morgen einem kurzen Check unterziehen und dir folgende Fragen stellen: Sind die gelisteten Aufgaben überhaupt noch aktuell? Welche sind nicht nur dringend, sondern auch für deinen persönlichen Erfolg wichtig? Priorisiere! Als hilfreich hat sich die 1-3-5-Regel erwiesen . Tipp: realistisch bleiben und nur Ziele setzen, die garantiert bis Feierabend erledigt werden können.

5. Lerne, Ablenkungen souverän zu vermeiden

Ob der geschwätzige Kollege am Kaffee-Vollautomat, das Status-Update der Facebook-Freunde oder der neueste Schrei auf YouTube: Der Start in den Arbeitstag steckt voller Überraschungen. Alles spannend, nur nicht gewinnbringend. Wer erfolgreich arbeitet, weiß mit diesen Fallstricken souverän

Deshalb: Halte nicht mehr Meetings ab, als unbedingt nötig, vermeide unwichtige Telefonate und lerne vor allem, dich vom Flurfunk nicht zu sehr vereinnahmen zu lassen. Ebenfalls tückisch ist auch die Aufschieberitis, die vor allem durch durch Social Media und das eigene Smartphone provoziert wird: Dagegen helfen Tools wie Rescue Time, SelfControl oder die Pomodoro-Technik.

6. Beantworte E-Mails nach System

Auch wenn Dienste wie Slack oder HipChat auf dem Vormarsch sind, sind E-Mails noch immer das meist genutzte Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag. Zwar erzeugen sie wegen ihrer vergleichsweise kurzen Bearbeitungszeit das Gefühl, Dinge effektiv zu erledigen, in Wahrheit aber lenken sie nur von den zuvor formulierten Tageszielen ab.

Umso wichtiger ist es daher, dass du deine E-Mails wirklich nach System und keinesfalls ad hoc bearbeitest. Die E-Mail ist kein Echtzeit-Medium – wer das ignoriert, macht sich zum Sklaven seiner Inbox.